Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan data pribadi apa yang dikumpulkan oleh aplikasi e-Office Balangan (aplikasi seluler dan panel admin web), untuk apa data itu digunakan, dengan siapa data itu dibagikan, dan bagaimana data itu dilindungi. Aplikasi ini dikelola oleh Dinas Komunikasi dan Informatika Kabupaten Balangan, Pemerintah Kabupaten Balangan, dan hanya diperuntukkan bagi pegawai yang akunnya dibuat oleh instansi.

Kami memproses data pribadi dengan memperhatikan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

1. Data yang dikumpulkan

a. Data akun kepegawaian

Diisi oleh admin instansi saat akun dibuat, bukan dikumpulkan dari perangkat Anda:

• Nomor Induk Pegawai (NIP), nama, unit kerja, peran akun, dan jenis kepegawaian.
• Alamat email dan nomor telepon, bila diisi oleh admin.
• Kata sandi. Kata sandi disimpan dalam bentuk tersandi (hash), sehingga tidak dapat dibaca oleh siapa pun, termasuk admin.

b. Lokasi (GPS)

• Koordinat lokasi diambil hanya saat Anda melakukan presensi (masuk, pulang, atau presensi kegiatan) dan saat layar presensi atau peta terbuka untuk menampilkan posisi Anda terhadap lokasi kantor.
• Koordinat yang dikirim saat presensi disimpan bersama catatan kehadiran sebagai bukti lokasi presensi.
• Aplikasi tidak melacak lokasi di latar belakang dan tidak merekam perjalanan Anda.

c. Data perangkat dan aplikasi

• Pengenal perangkat acak yang dibuat sekali saat aplikasi dipasang. Pengenal ini dipakai untuk mengunci akun pada satu perangkat, sehingga akun tidak dapat dipakai di perangkat lain tanpa persetujuan admin. Pengenal ini bukan IMEI, nomor telepon, ataupun nomor seri perangkat.
• Nomor versi dan platform aplikasi (Android atau iOS), untuk memastikan Anda memakai versi aplikasi yang masih didukung.

d. Data kehadiran dan administrasi

• Waktu presensi masuk dan pulang, status kehadiran (hadir, terlambat, dinas, izin, sakit, cuti, alpa), serta keterangan izin.
• Pengajuan cuti beserta lampiran yang diunggah melalui sistem.
• Catatan perbaikan absensi oleh petugas, lengkap dengan nomor surat dasar perbaikannya.

e. Pemeriksaan keamanan di perangkat

Untuk mencegah kecurangan presensi, aplikasi memeriksa di perangkat Anda apakah lokasi palsu (fake GPS) sedang aktif, apakah perangkat di-root atau di-jailbreak, dan apakah mode pengembang menyala. Hasil pemeriksaan dipakai untuk menolak presensi yang mencurigakan.

2. Data yang tidak dikumpulkan

• Kontak, pesan, riwayat panggilan, berkas, dan foto di galeri Anda.
• Foto atau rekaman kamera.
• Lokasi di luar saat presensi atau saat layar presensi terbuka.
• Data untuk iklan atau pelacakan lintas aplikasi.

3. Penggunaan data

• Mencatat dan memverifikasi kehadiran, termasuk memastikan presensi dilakukan di lokasi yang ditentukan.
• Menyusun rekapitulasi kehadiran dan perhitungan Tambahan Penghasilan Pegawai (TPP) sesuai ketentuan instansi.
• Menjaga keamanan akun, termasuk penguncian perangkat dan pencegahan presensi palsu.
• Menampilkan jadwal kerja atau jadwal jaga, pengumuman, berita, dan kegiatan instansi.
• Memberi tahu bila ada versi aplikasi baru yang perlu dipasang.

Data tidak digunakan untuk tujuan lain di luar administrasi kepegawaian, dan tidak dijual kepada siapa pun.

4. Izin perangkat

Izin	Untuk apa
Lokasi (presisi)	Memastikan presensi dilakukan di dalam radius lokasi kantor atau lokasi kegiatan.
Notifikasi	Menampilkan pengingat presensi masuk dan pulang.
Alarm tepat waktu, berjalan saat perangkat dinyalakan, dan pengecualian optimasi baterai (Android)	Agar pengingat presensi tetap muncul tepat waktu, termasuk setelah perangkat dinyalakan ulang. Pengingat dijadwalkan di perangkat Anda sendiri dan tidak melibatkan layanan pihak ketiga.
Internet	Mengirim presensi dan mengambil data dari server instansi.

Izin lokasi dan notifikasi dapat Anda cabut kapan saja melalui pengaturan perangkat. Tanpa izin lokasi, presensi tidak dapat dilakukan.

5. Penyimpanan dan keamanan

• Data disimpan di server yang dikelola oleh instansi tempat Anda bekerja. Setiap instansi memiliki server sendiri, dan data satu instansi tidak dapat diakses oleh instansi lain.
• Komunikasi antara aplikasi dan server dienkripsi melalui HTTPS.
• Akses ke panel admin dibatasi menurut peran, dan setiap perbaikan absensi dicatat lengkap: siapa yang mengubah, kapan, nilai sebelum, dan nilai sesudahnya.

6. Pihak yang dapat mengakses data

• Admin instansi, sesuai kewenangannya, untuk keperluan administrasi kepegawaian dan rekapitulasi kehadiran.
• Penyedia peta OpenStreetMap, yang menerima permintaan potongan peta dan alamat IP perangkat saat peta ditampilkan. Koordinat presensi Anda tidak dikirim ke penyedia peta.
• Pihak berwenang, bila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

Aplikasi tidak memakai layanan iklan maupun layanan analitik pihak ketiga.

7. Lama penyimpanan

Data kehadiran dan administrasi disimpan selama diperlukan untuk administrasi kepegawaian dan sesuai ketentuan kearsipan yang berlaku di instansi. Bila akun dinonaktifkan, data kehadiran yang telah tercatat tetap disimpan sebagai arsip kepegawaian.

8. Hak Anda

• Melihat data Anda: riwayat presensi dapat dilihat langsung di aplikasi.
• Meminta perbaikan: data kehadiran yang keliru diperbaiki oleh petugas berdasarkan surat dari instansi Anda.
• Mengganti perangkat: hubungi admin instansi untuk mengatur ulang penguncian perangkat.
• Meminta penonaktifan atau penghapusan akun: ajukan melalui admin instansi Anda, dengan memperhatikan kewajiban penyimpanan arsip kepegawaian.

9. Anak-anak

Aplikasi ini hanya diperuntukkan bagi pegawai instansi dan tidak ditujukan untuk anak-anak.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui bila fitur aplikasi berubah. Versi terbaru selalu tersedia di halaman ini, dengan tanggal berlaku yang tercantum di bagian atas.

11. Kontak

Untuk pertanyaan tentang akun dan data kehadiran, Anda juga dapat menghubungi admin kepegawaian di unit kerja Anda.